Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai syarat dan ketentuan Portal ini agar dalam menggunakannya, seorang user mengerti syarat apa saja yang harus dipenuhi dan ketentuan yang harus ditaati.

KEBUTUHAN SISTEM

• Sistem ini menggunakan browser Mozilla Firefox atau Google Chrome atau Aple Safari untuk mengoperasikannya, sehingga silahkan install di komputer Anda browse tersebut agar semua fitur dapat digunakan sebagaimana mestinya. Browser lain dapat digunakan terapi ada beberapa fitur dalam portal ini yang belum dapat maksimal ketika digunakan.
• Untuk bisa mengakses modul layanan, user harus membuka portal ini menggunakan CEISA Launcher yang bisa didownload dari halaman depan portal ini. Dengan CEISA Launcher ini, user akan dimudahkan ketika mengakses layanan tanpa perlu mengakses manual alamat portal dari browser.
• Sistem ini menggunakan alamat email sebagai username dan sebagai alamat pengiriman data-data yang berkaitan dengan user seperti data aktivasi, data password dan data recovery password.

KEBIJAKAN MENGENAI USER PORTAL

• Siapapun (perusahaan, lembaga, organisasi sampai perorangan) bisa melakukan pendaftaran user DJBC
• Untuk perusahaan yang memiliki kantor induk dan kantor cabang, cukup satu npwp yang didaftarkankan, sistem kami akan membatasi npwp yang memiliki 9 digit pertama sama, hanya boleh melakukan satu kali daftar. Selanjutnya untuk pembuatan user di masing-masing cabang dapat menghubungi kantor induknya. Sistem kami akan menyediakan fasilitas perekaman user turunan dari sebuah user. Pengguna jasa dapat membuat user sejumlah keperluan dibawah user induk. Sistem user di DJBC yang baru ini hanya akan memberikan 1 user induk sebagai admin di masing-masing perusahaan
• Registrasi user akan menggunakan email sebagai alamat untuk mengirimkan kode aktivasi, mengirimkan pemberitahuan-pemberitahuan terkait dengan user. Oleh karena itu gunakan alamat email yang valid dan jangan sampai lupa terhadap password email.
• Sistem user DJBC akan memberlakukan password expired setiap 2 bulan sekali. Hal ini untuk menjaga keamanan user. Oleh karena itu gantilah password secara berkala.
• Khusus untuk perusahaan, user yang diberikan oleh sistem ini adalah user admin yang fungsinya untuk membuat user operasional sehingga tidak dapat digunakan untuk mengakses aplikasi. Untuk dapat mengakses aplikasi, buatlah user turunan sebagai user operasional terlebih dahulu.

HARUS DIHINDARI

• Menggunakan alamat email yang tidak valid atau email yang sudah lupa passwordnya sehingga alamat email tersebut tidak dapat diakses ketika akan membuka data user.
• Email pendaftaran user yang berada di alamat registrasi@customs.go.id masuk dalam daftar blokir / filter email perusahaan. Hal ini akan menyebabkan data user tidak akan dapat diterima.
• Mengisi jumlah karakter username atau password tidak sesuai dengan keterangan pada form pendaftaran. Yaitu jumlah minimal 6 dan maksimal 12 digit serta tanpa spasi.
• Menggunakan huruf besar dan kecil pada saat mengisi email, sehingga ketika melakukan aktivasi atau request kode aktivasi atau recovery password tidak bisa dilakukan. Kami mengkoversi semua email yang masuk menjadi huruf kecil semua.